ジジイを黙らす議事録の書き方講座

若手であるという理由で20171117_謎会議_議事録.xlsxを書かされる皆さんこんにちは。

さくらいです。

正直議事録の書き方なんて知らないし、作る意味もわからないですよね。

私も当初はそうでした。

しかし、幾度の駄目出しを乗り越えた今は違います。

そんな私が定義する議事録とは！

決して欠席者が見て会議の内容が分かるものではありません。

まず欠席者は議事録なんて見ません。むしろ誰が見るのか皆目見当もつきません。

承認者が見て「あ、これは議事録っぽいな」とほっこりするものが議事録です。

では、どうすれば承認者はほっこりしてくれるのか。下記の内容を押さえればいいのです。

１．見やすいフォーマット、発言者がわかること

最重要項目です。

内容なんて二の次です。

装飾（次回開催日、使用した資料など）はできるだけ多くつけましょう。

審査、承認印の欄があればもう最高です。

ネットで調べれば綺麗なものがいくらでも出てくるのでまずはそこから始めましょう。

また、発言した人の名前は流石に押さえておかないと死刑かもしれません。

名前も知らない人が出席していた場合、仮名をつけておいて後ほど確認しましょう。

２．決定事項、対応期限、対応者が記載されていること

これも重要ですが、この三つが明確に決定する会議に私は出席したことがありません。

月例の業務報告会なんて資料に向かってジジイが野次飛ばしてるだけです。

「この会議、何も決定してない・・・」

という時には、細かい文句をいくつかの決定事項に分けて記載したりします。

具体的にどういうことかというと

例：

偉い奴「予算未達だけどなんで？対策はあるの？」

資料作った人「受注が少なくて・・・営業活動に力をいれていきます」

偉い奴「ふ～ん」

まぁ要するにがんばるということらしいです。

これは何が決定事項なのかというと、

決定事項：予算達成の対策案施行結果を報告する

対応者：資料作った人

対応期限：次の会議の日付

大体の会議の決定事項は「がんばる」なのでがんばった結果を次回報告するということを記載します。

常識の範囲内で発言を継ぎ足し、無理やり決定した風なことを書きましょう。

上の二つを意識すればもう完璧です。

要するに何か決定したことにすればもうそれは議事録です。

ただ、顧客との要件定義のときは会話を書き起こすだけで議事録として成り立つ（と思います）ので継ぎ足しはやめといた方がいいです。